Excel’den E-Ticaret Sitesine Toplu Ürün Aktarma

Excel’den e-ticaret sitesine toplu ürün aktarımı nasıl yapılır?

İlk adım sistemin örnek şablonunu indirmek ve mevcut Excel sütunlarını bu şablona eşlemektir. Dosya önce ön izleme alanında okunmalı, zorunlu alanlar ve tekrar eden kodlar kontrol edilmeli, ardından küçük bir test grubu içe aktarılmalıdır. Doğrudan binlerce satırı canlı kataloğa yazmak güvenli değildir.

Aktarım motoru her satır için “yeni ürün”, “mevcut ürünü güncelle”, “atla” veya “hatalı” sonucunu üretmelidir. Sonuç dosyasında satır numarası, ürün kodu ve açık hata mesajı bulunmalıdır.

Dosya ve karakter kodlamasını hazırlayın

Excel dosyası doğrudan XLSX olarak okunabilir veya CSV’ye çevrilebilir. CSV kullanıldığında ayırıcı, ondalık işareti ve karakter kodlaması açıkça belirtilmelidir. Türkçe karakterlerin bozulmaması için UTF-8 tercih edilmelidir.

Microsoft, UTF-8 CSV dosyalarının BOM ile açılabildiğini; aksi durumda Excel’de Veri > Metin/CSV’den yolunun kullanılabileceğini belirtir. Microsoft UTF-8 CSV desteği özellikle Türkçe ürün adlarında görülen karakter sorunlarını anlamak için yararlıdır.

• İlk satırı sütun başlığı olarak kullanın.
• Birleştirilmiş hücreleri kaldırın.
• Gizli formül yerine sabit değer aktarın.
• Boş son satır ve sütunları temizleyin.
• Tarih ve fiyat biçimini sabitleyin.
• CSV’de ayırıcı ve UTF-8 kodlamasını doğrulayın.

Hangi sütunlar bulunmalıdır?

SKU ve barkod kuralları

SKU işletmenin iç ürün kodudur; barkod ise GTIN gibi standart tanımlayıcı olabilir. İkisi aynı alan gibi kullanılmamalıdır. Her varyantın ayrı SKU’su olmalı, barkod varsa aynı barkodın farklı aktif varyantlarda tekrar kullanılması engellenmelidir.

GS1, GTIN’i ticari ürünleri benzersiz tanımlayan anahtar olarak açıklar. Barkod alanında baştaki sıfırlar korunmalı ve Excel’in sayıyı bilimsel gösterime çevirmesi engellenmelidir. GS1 GTIN açıklaması ürün tanımlayıcılarının neden metin olarak güvenli biçimde saklanması gerektiğini gösterir.

Excel’de barkod sütununu metin biçiminde tutun

Uzun barkodlar sayı biçiminde tutulduğunda Excel son haneleri değiştirebilir veya baştaki sıfırları silebilir. Sütunu “Metin” olarak biçimlendirin; aktarım motoru da gelen değeri sayıya çevirmeden dize olarak okumalıdır.

Renk ve beden varyantları nasıl aktarılır?

Her satır ayrı bir varyantı temsil edebilir. Aynı ana ürün koduna sahip satırlar tek ürün altında toplanır; renk ve beden değerleri seçenek olarak eklenir. Varyant değerlerinin yazımı standart olmalıdır. “Siyah”, “siyah” ve “SİYAH” ayrı seçeneklere dönüşmemelidir.

Bir varyant satırı eksikse sistem mevcut varyantı otomatik silmemelidir. Silme, pasifleştirme ve stok sıfırlama ayrı seçenekler olmalıdır.

Fiyat, KDV ve para birimi

Fiyat sütununun KDV dâhil mi hariç mi olduğu dosya düzeyinde veya satır düzeyinde açıkça belirtilmelidir. “1.299,90” ve “1,299.90” farklı yerel biçimlerdir; aktarım motoru beklenen biçimi bilmeden tahmin yapmamalıdır.

• Para birimi kodunu TRY, USD, EUR gibi standartlaştırın.
• KDV oranını sayı olarak ve izin verilen değerlerle doğrulayın.
• İndirimli fiyatın başlangıç/bitiş tarihini ayrı alanlarda tutun.
• Alış fiyatı ile satış fiyatını karıştırmayın.
• Sıfır veya negatif fiyatı iş kuralına göre engelleyin.

Stok ve depo sütunları

Tek stok sütunu küçük işletmelerde yeterli olabilir. Birden fazla depo varsa her depo için ayrı sütun veya ikinci bir stok hareket dosyası kullanılabilir. Toplam stoktan güvenlik stoğu düşülecekse bu işlem aktarım öncesinde değil, sistemin stok kuralında yapılmalıdır.

“Dosyada bulunmayan ürünlerin stoğunu sıfırla” seçeneği özellikle risklidir. Eksik veya filtrelenmiş bir Excel dosyası bütün kataloğu satışa kapatabilir. Bu seçenek varsayılan olarak kapalı tutulmalıdır.

Görsel URL’leri nasıl işlenir?

Görsel bağlantıları HTTPS olmalı, herkese açık erişilebilmeli ve gerçek resim içeriği döndürmelidir. Sistem görseli indirirken içerik türü, dosya boyutu ve çözünürlüğü kontrol etmeli; başarısız görsel ürün kaydının tamamını durdurmak yerine satır uyarısı üretebilmelidir.

• Ana görsel sırasını ayrı sütunla belirleyin.
• Aynı görsel URL’sini tekrar indirmeyin.
• Görselleri yerel depolamaya kopyalayın.
• Dosya adını SKU veya güvenli içerik kimliğiyle oluşturun.
• Alt metni ürün adı ve varyanta göre üretin.

Yeni ürün oluşturma ve mevcut ürünü güncelleme

Aktarım başlamadan önce eşleştirme anahtarı seçilmelidir: genellikle SKU. Aynı SKU bulunursa hangi alanların güncelleneceği kullanıcı tarafından seçilebilmelidir. Sadece stok güncellemesi yapılırken açıklama, SEO başlığı veya görsellerin üzerine yazılmaması gerekir.

Hata raporu, parça parça işleme ve geri alma

Binlerce satırlık dosya tek HTTP isteğinde işlenmemelidir. Dosya yüklenir, satırlar kuyruğa bölünür ve ilerleme yüzdesi gösterilir. Her paket tamamlandığında başarılı ve hatalı kayıt sayıları saklanır.

Geri alma işlemi “aktarım sırasında oluşturulan yeni ürünleri pasifleştir” veya “güncellenen alanları önceki değere döndür” şeklinde tasarlanabilir. Bunun için aktarım öncesi değerlerin işlem kimliğiyle kaydedilmesi gerekir.

Yaygın sorunlar ve çözüm yönü

Ne zaman teknik destek gerekir?

Farklı tedarikçilerden gelen Excel şablonları değişiyorsa, varyant yapısı karmaşıksa, çoklu depo/fiyat listesi bulunuyorsa veya yüz binlerce satır aktarılacaksa özel içe aktarma motoru gerekir. Örnek dosya, beklenen ürün çıktısı ve mevcut hatalı kayıtlar birlikte incelenmelidir.

Sık sorulan sorular

Excel dosyasından ürün silinir mi?

Silme otomatik olmamalıdır. Dosyada olmayan ürün için “değiştirme”, “stok sıfırla”, “pasifleştir” ve “sil” seçenekleri ayrı tutulmalıdır.

Aynı dosyayı ikinci kez yüklersem ürünler çoğalır mı?

SKU bazlı eşleştirme doğruysa mevcut ürünler güncellenir. SKU yoksa veya değişmişse mükerrer ürün riski oluşur.

XLSX mi CSV mi daha güvenlidir?

XLSX hücre türlerini daha iyi koruyabilir; CSV ise basit ve taşınabilirdir. Hangi biçim kullanılırsa kullanılsın kodlama, ayırıcı ve sütun kuralları doğrulanmalıdır.