İyi yazılım budur
- Reklam, web, çağrı merkezi ve mesajlaşma kanallarından gelen hasta adaylarını tek havuzda toplayın.
- Tedavi planı, fiyat teklifi, belge ve onay süreçlerini görevlerle yönetin.
- Transfer, konaklama, tercüman, randevu ve operasyon planını hasta dosyasına bağlayın.
- Hassas sağlık ve iletişim verilerinde rol bazlı erişim, onay ve işlem geçmişi kurun.
Sağlık turizmi CRM programı nedir?
Sağlık turizmi CRM programı, yurt dışından gelen hasta adaylarının satış ve koordinasyon sürecini yönetir. Adayın hangi ülke ve reklam kaynağından geldiği, hangi dilde iletişim kurduğu, talep ettiği işlem, gönderdiği belgeler, sunulan teklif, randevu, transfer, konaklama ve tedavi sonrası iletişim aynı dosyada toplanır.
WhatsApp, e-posta, telefon ve Excel arasında dağılan bilgiler; çalışan değiştiğinde veya aday aylar sonra yeniden yazdığında kaybolabilir. CRM, bütün temasları zaman çizelgesinde saklar ve sonraki görevi sorumlu kullanıcıya atar.
Sağlık turizmi CRM ile HBYS arasındaki fark
| Sistem | Ana amaç | Örnek kayıtlar |
|---|---|---|
| Sağlık turizmi CRM | Hasta adayı, satış, iletişim ve operasyon koordinasyonu | Kaynak, mesaj, teklif, görev, transfer, konaklama ve takip |
| HBYS veya klinik sistemi | Klinik ve tıbbi hizmet süreçleri | Muayene, klinik kayıt, tetkik, tedavi ve tıbbi belge |
| Muhasebe sistemi | Fatura, tahsilat ve finansal kayıt | Ödeme, fatura, cari ve mali rapor |
CRM ile klinik sistem arasında gerekli alanlarda entegrasyon kurulabilir; ancak her iki sistemin erişim yetkileri ve veri kapsamı ayrılmalıdır. Satış danışmanının tüm tıbbi kayıtlara erişmesi gerekmeyebilir.
Hasta adayı ve kaynak takibi
Hasta adayları Google Ads, sosyal medya, web formu, telefon, WhatsApp, acente veya tavsiye üzerinden gelebilir. Her kayıt için kaynak, kampanya, ülke, dil, talep edilen işlem ve ilk temas zamanı saklanmalıdır. Aynı kişinin farklı kanallardan tekrar yazması halinde mükerrer kayıt oluşturmak yerine mevcut dosyayla birleştirme yapılmalıdır.
Kaynak verisi doğru tutulduğunda hangi reklamın yalnızca mesaj, hangisinin gerçek tedavi ve gelir ürettiği ölçülebilir.
Çok dilli iletişim ve zaman çizelgesi
İletişim geçmişinde gelen ve giden mesaj, arama notu, e-posta, dosya, ses kaydı bağlantısı ve görev sonucu zaman sırasıyla görünmelidir. Hazır mesaj şablonları dil ve işlem türüne göre yönetilebilir; ancak kişisel sağlık değerlendirmesi otomatik ve kontrolsüz biçimde gönderilmemelidir.
Farklı saat dilimindeki adaylar için uygun arama saati, danışmanın dil yetkinliği ve vardiya planı dikkate alınabilir. Çalışan değiştiğinde yeni danışman önceki konuşmaları ve verilen taahhütleri görebilmelidir.
Tedavi planı ve fiyat teklifi
Hasta adayının gönderdiği bilgi ve belgeler yetkili sağlık personeline değerlendirme görevi olarak iletilebilir. Değerlendirme sonucunda önerilen işlem, tahmini süre, doktor veya klinik, konaklama ve transfer seçenekleriyle teklif hazırlanabilir.
Teklifte para birimi, kapsam, dahil ve hariç hizmetler, geçerlilik tarihi ve ödeme koşulları açık olmalıdır. Farklı paket veya tarih seçenekleri karşılaştırılabilir. Revize edilen tekliflerin eski sürümü silinmemeli; hangi teklifin onaylandığı kayıtlı kalmalıdır.
- Ön bilgi alınır: Talep, geçmiş bilgi ve gerekli görseller güvenli kanaldan toplanır.
- Uzman değerlendirmesi istenir: Yetkili personele görev atanır.
- Plan hazırlanır: İşlem, süre, randevu ve ek hizmetler belirlenir.
- Teklif oluşturulur: Para birimi, kapsam ve koşullar açıkça yazılır.
- Onay kaydedilir: Hasta adayının kabul ettiği sürüm ve tarih saklanır.
Belge, form ve onay yönetimi
Pasaport, seyahat bilgisi, görsel, tetkik, teklif, sözleşme ve diğer dosyalar hasta dosyasına tür ve tarih bilgisiyle eklenebilir. Hassas belgeler herkese açık bağlantılarla paylaşılmamalıdır. Süreli bağlantı, erişim yetkisi ve indirme kaydı kullanılabilir.
Aydınlatma, açık rıza, hizmet onayı veya kurumun gerekli gördüğü diğer metinler güncel hukuk danışmanlığına göre yönetilmelidir. Hangi metnin hangi sürümünün ne zaman onaylandığı saklanmalıdır.
Transfer, konaklama, tercüman ve randevu planlama
Tedaviyi onaylayan hasta için uçuş, havaalanı transferi, otel, klinik randevusu, doktor, tercüman ve refakatçi bilgileri ortak takvimde planlanabilir. Bir değişiklik diğer görevleri etkileyebileceğinden bağımlı görevler kullanılmalıdır.
Ekip ve görev yönetimi
Satış danışmanı, hekim, koordinatör, transfer sorumlusu, finans ve takip ekibi farklı görevler yürütür. Her aşama için sorumlu, hedef tarih ve tamamlanma ölçütü belirlenmelidir. “Hasta ile ilgilenilecek” yerine “İngilizce teklif 16.00’ya kadar gönderilecek” gibi ölçülebilir görevler kullanılmalıdır.
Geciken görev, yanıtsız aday, teklif bekleyen kayıt ve yaklaşan geliş tarihi için otomatik uyarılar kurulabilir. Yöneticiler görev sayısını değil, dönüşüm ve hizmet kalitesini birlikte değerlendirmelidir.
Tedavi sonrası takip
Sağlık turizmi operasyonu hasta ülkeden ayrıldığında bitmez. Kontrol görüşmesi, belge gönderimi, memnuniyet, şikâyet ve tekrar iletişim süreçleri planlanmalıdır. Klinik değerlendirme gerektiren mesajlar satış ekibinde bekletilmeden yetkili sağlık personeline yönlendirilmelidir.
Raporlama ve dönüşüm analizi
| Rapor | Yanıtladığı soru |
|---|---|
| Kaynak dönüşümü | Hangi kanal gerçek hasta ve gelir üretiyor? |
| İlk yanıt süresi | Yeni adaya ne kadar hızlı dönüş yapılıyor? |
| Teklif dönüşümü | Gönderilen tekliflerin ne kadarı onaylanıyor? |
| Ülke ve dil | Hangi pazarlarda talep ve dönüşüm daha yüksek? |
| Danışman performansı | Yanıt, takip ve dönüşüm dengesi nasıl? |
| Operasyon eksikleri | Hangi transfer, belge veya randevu görevleri gecikiyor? |
| İptal nedenleri | Fiyat, zaman, güven, vize veya iletişim kaynaklı kayıp nerede? |
Veri güvenliği ve rol bazlı erişim
Sağlık turizmi CRM’i kimlik, iletişim, seyahat, finans ve sağlıkla ilişkili hassas veriler barındırabilir. Rol bazlı erişim, iki aşamalı doğrulama, işlem geçmişi, şifreli aktarım, yedekleme ve güvenli dosya erişimi temel gereksinimlerdir.
Toplu dışa aktarma, dosya indirme, kayıt silme ve kullanıcı yetkisi değişiklikleri loglanmalıdır. Çalışan ayrıldığında erişim hemen kapatılmalıdır. Saklama süresi ve yurt dışı veri aktarımı gibi konular hukuk ve KVKK danışmanlığıyla belirlenmelidir.
Hangi sistemlerle entegrasyon kurulabilir?
- Web formları ve reklam kaynakları
- WhatsApp, e-posta, SMS ve çağrı merkezi
- HBYS veya klinik randevu sistemi
- Muhasebe, ödeme ve fatura sistemi
- Otel, transfer veya görev planlama servisleri
- Raporlama ve reklam dönüşüm platformları
Sağlık turizmi CRM seçerken nelere bakılmalı?
- Çok dilli arayüz, şablon ve danışman ataması destekleniyor mu?
- Kaynak, kampanya, ülke ve dil bilgisi doğru tutuluyor mu?
- Teklif sürümleri ve onay geçmişi saklanıyor mu?
- Belge paylaşımı güvenli ve yetki kontrollü mü?
- Transfer, konaklama, tercüman ve randevu görevleri aynı dosyada mı?
- HBYS ve muhasebe entegrasyonları sınırlarıyla planlanabiliyor mu?
- Rol bazlı hassas veri erişimi uygulanabiliyor mu?
- İşlem geçmişi ve kullanıcı hareketleri kaydediliyor mu?
- Kaynak, teklif, dönüşüm ve iptal raporları alınabiliyor mu?
- Kurumun mevzuat ve onay metinlerine göre uyarlanabiliyor mu?
Sık sorulan sorular
Sağlık turizmi CRM’i HBYS’nin yerine geçer mi?
Genellikle hayır. CRM hasta adayı, satış ve operasyon koordinasyonuna; HBYS ise klinik ve tıbbi hizmet süreçlerine odaklanır.
WhatsApp görüşmeleri CRM’e aktarılabilir mi?
Uygun işletme hesabı, entegrasyon ve izin yapısıyla mesaj olayları hasta dosyasına bağlanabilir. Kişisel hesap ve kontrolsüz kopyalama yerine kurumsal süreç kullanılmalıdır.
Birden fazla klinik veya marka yönetilebilir mi?
Evet. Klinik, marka, ülke, danışman ve fiyat kuralları ayrı tanımlanarak merkezi raporlama yapılabilir.
CRM tıbbi öneri verebilir mi?
CRM görev ve iletişim akışını yönetir. Tıbbi değerlendirme ve öneriler yetkili sağlık personelinin sorumluluğundadır.
Sağlık turizmi aday ve operasyon süreçlerini tek CRM’de birleştirin
Çok dilli iletişim, teklif, belge, görev, transfer, konaklama, randevu ve tedavi sonrası takibi rol bazlı bir sağlık turizmi CRM yapısında yönetin.
Sağlık Turizmi CRM Yazılımını İnceleyin