E-Fatura Kesilmiyor veya Müşteriye Gitmiyor: Kontrol Listesi

E-Fatura neden kesilmez veya müşteriye gitmez?

“Fatura gitmedi” ifadesi tek başına yeterli değildir. Belge uygulamada hiç oluşmamış olabilir, oluşturulup imzalanamamış olabilir, özel entegratöre gönderilmiş fakat reddedilmiş olabilir veya resmî süreç tamamlandığı hâlde müşteriye bilgilendirme e-postası ulaşmamış olabilir.

Her aşamada ayrı bir durum kodu ve zaman kaydı tutulmalıdır. Sipariş ekranında yalnızca “Fatura başarısız” yazmak yerine; belge türü, UUID, fatura numarası, entegratör takip kimliği, son durum, hata mesajı ve e-posta gönderim sonucu gösterilmelidir.

E-belge akışını aşamalara ayırın

1. Sipariş ve müşteri bilgileri faturaya hazırlanır.
2. Doğru belge türü belirlenir.
3. Fatura numarası ve UUID üretilir.
4. UBL-TR yapısındaki belge oluşturulur ve doğrulanır.
5. Belge mali mühür/e-imza veya entegratör süreciyle imzalanır.
6. Özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon kanalıyla gönderilir.
7. GİB ve/veya alıcı sistemindeki durum takip edilir.
8. PDF görünümü ve bilgilendirme e-postası müşteriye iletilir.

Bir aşamanın başarılı olması sonraki aşamanın da başarılı olduğu anlamına gelmez. Örneğin XML üretilebilir fakat zorunlu alan hatası nedeniyle entegratör tarafından reddedilebilir.

Müşteri için e-Fatura mı e-Arşiv mi düzenleneceğini doğrulayın

Belge türü, müşterinin güncel mükellefiyet durumu ve işlemin niteliğine göre belirlenir. Müşteri e-Fatura kullanıcısı olduğu hâlde e-Arşiv akışına gönderilmesi veya tam tersi yönlendirme, entegratör tarafında hata oluşturabilir.

Mükellef sorgusu sipariş anında yapılmış olsa bile fatura kesim anında tekrar doğrulanmalıdır. Uzun süren siparişlerde müşterinin durumu değişebilir. GİB’in resmî e-belge kılavuzları ve duyuruları e-Belge portalında yayımlanır.

Müşteri ve vergi bilgilerini kontrol edin

• Vergi kimlik veya T.C. kimlik numarası doğru uzunlukta mı?
• Vergi dairesi ve unvan alanları dolu mu?
• Gerçek kişi ve tüzel kişi alanları karıştırılmış mı?
• Ülke, il, ilçe ve adres alanları zorunlu biçime uygun mu?
• E-posta adresinde görünmeyen boşluk veya hatalı karakter var mı?
• Alıcı etiketi veya posta kutusu bilgisi güncel mi?

Bir müşterinin sipariş ekranındaki görünen adı doğru olsa bile fatura profilindeki vergi bilgileri eski olabilir. Fatura üretiminde hangi veri kaynağının kullanıldığı açıkça gösterilmelidir.

UBL-TR ve zorunlu alan doğrulamasını gönderimden önce yapın

E-belge XML’i teknik şemaya uygun değilse entegratör veya merkez sistem tarafından reddedilebilir. KDV oranı ile vergi tutarının uyuşmaması, satır toplamlarının genel toplamı vermemesi, para birimi alanının hatalı olması, boş zorunlu eleman veya desteklenmeyen karakterler yaygın sebeplerdir.

Özel entegratör ve GİB durumunu takip edin

API’ye istek gönderilip takip kimliği alınması, belgenin kabul edildiği anlamına gelmeyebilir. Entegratör işlemi asenkron yürütebilir. Takip kimliğiyle son durum sorgulanmalı; beklemede, işleniyor, kabul, ret veya hata gibi durumlar yerel panele işlenmelidir.

Geçici servis kesintisinde aynı belgeyi yeni numara ve UUID ile tekrar oluşturmak mükerrerlik riski doğurur. Önce önceki gönderimin sonucunun kesinleşip kesinleşmediği kontrol edilmelidir.

• Entegratör API kimlik bilgileri geçerli mi?
• Kontör veya kullanım limiti dolmuş mu?
• Test ve canlı ortam adresleri karışmış mı?
• Takip sorgusu çalışıyor mu?
• Ret mesajı kullanıcıya eksiksiz gösteriliyor mu?
• Başarısız belge otomatik yeniden deneme kuyruğunda mı?

Müşteriye e-posta gönderimi resmî teslimden ayrıdır

e-Fatura sistemde kabul edilmiş olabilir; fakat müşterinin e-posta kutusuna PDF ulaşmayabilir. E-posta adresi hatalı olabilir, mesaj spam klasörüne düşebilir, gönderim servisi kota aşabilir veya ek boyutu nedeniyle reddedilebilir.

Panelde iki ayrı durum gösterilmelidir: resmî belge durumu ve müşteri bilgilendirme e-postası durumu. E-posta başarısızsa belge yeniden kesilmemeli; aynı onaylı belgenin görünümü tekrar gönderilmelidir.

Fatura numarası, UUID ve mükerrer gönderimi kontrol edin

Her belgenin benzersiz numarası ve UUID değeri olmalıdır. Aynı sipariş için retry mekanizması yeni belge üretmek yerine mevcut gönderimin durumunu sorgulamalıdır. Veritabanı transaction hatasında numara ayrılmış fakat belge kaydedilmemiş olabilir; numara yönetimi bu boşlukları güvenli biçimde ele almalıdır.

Sipariş iptal veya iade edildiğinde eski faturayı sessizce silmek yerine ilgili iptal, iade veya düzeltme süreci mevzuata ve kullanılan belge türüne uygun yürütülmelidir.

E-Fatura ve e-Arşiv sorunları neden–çözüm tablosu

Fatura kesme ve gönderme kontrol listesi

1. Siparişin faturalanabilir durumda olduğunu doğrulayın.
2. Müşterinin güncel mükellefiyet ve alıcı bilgilerini sorgulayın.
3. Doğru belge senaryosu ve türünü seçin.
4. Satır, indirim, kargo, vergi ve genel toplamları karşılaştırın.
5. UBL-TR doğrulamasını gönderimden önce çalıştırın.
6. Numara ve UUID’nin benzersiz olduğunu kontrol edin.
7. Entegratör isteğini ham cevap ve takip kimliğiyle kaydedin.
8. Kabul/ret sonucunu periyodik olarak sorgulayın.
9. Resmî durum olumluysa PDF veya görüntü bağlantısını müşteriye gönderin.
10. E-posta sonucunu belge durumundan ayrı saklayın.

Hangi durumda teknik destek gerekir?

• Onaylı siparişlerden toplu olarak fatura oluşmuyorsa
• Entegratör sürekli aynı teknik hatayı döndürüyorsa
• Fatura numarası veya UUID çakışmaları yaşanıyorsa
• Belge kabul edildiği hâlde panel durumu güncellenmiyorsa
• Müşteriye yanlış belge türü düzenlenme riski varsa
• Tekrar denemeler mükerrer faturaya yol açıyorsa

Sık sorulan sorular

E-posta gitmediyse faturayı yeniden kesmek gerekir mi?

Hayır. Resmî belge kabul edilmişse aynı belge yeniden paylaşılır; yeni fatura oluşturulmaz.

Fatura “beklemede” durumunda ne kadar tutulmalı?

Entegratörün teknik dokümanındaki durum sorgulama ve retry önerisine göre takip edilmelidir. Kesin sonuç alınmadan yeni belge üretmek doğru değildir.

Müşteri e-Fatura mükellefi değilse ne olur?

İşlemin niteliği ve güncel mevzuata göre uygun e-belge akışı belirlenir. Uygulama teknik olarak güncel mükellef sorgusuna göre yönlendirme yapmalıdır.