Hepsiburada Entegrasyonu Nasıl Çalışır? Katalog, Listeleme ve Sipariş

Hepsiburada entegrasyonu nedir?

Hepsiburada entegrasyonu, satıcının ürün, listeleme, stok, fiyat, sipariş, kargo ve muhasebe işlemlerini kendi yazılımı üzerinden yönetmesini sağlayan API bağlantısıdır. Hepsiburada’nın entegrasyon modeli katalog, listeleme, sipariş ve muhasebe işlemlerini ayrı iş alanları olarak ele alır.

Sağlıklı bir entegrasyonda satıcının kendi ürün kodu, Hepsiburada katalog kimliği ve mağaza listeleme kaydı birbirine bağlanır. Bu eşleştirme kurulmadan yalnızca ürün adı üzerinden senkronizasyon yapmak yanlış fiyat veya stoğun başka ürüne gitmesine neden olabilir.

Katalog ürünü ile listeleme arasındaki fark

Mevcut katalog ürününe eşleşen bir ürün için yeniden katalog kaydı üretmek yerine doğru ürüne listeleme açılması gerekebilir. Katalogda bulunmayan ürünlerde ise kategori, marka ve zorunlu özelliklerle yeni ürün talebi gönderilir.

Ürün ve katalog akışı

Ürün aktarımı öncesinde kaynak verinin temiz olması gerekir. Benzersiz merchant SKU, barkod, marka, kategori, başlık, açıklama, görsel, varyant ve özellik alanları hazırlanır. Kaynak sistemde aynı SKU’nun birden fazla üründe kullanılması engellenmelidir.

1. Ürünü tanımlayın: Satıcı SKU, barkod, marka, başlık, görseller ve varyantları hazırlayın.
2. Kategoriyi bulun: Ürünü uygun ve satışa açık uç kategoriyle eşleştirin.
3. Özellikleri alın: Kategoriye bağlı zorunlu ve varyant özelliklerini doldurun.
4. Katalog eşleşmesini kontrol edin: Ürün mevcutsa doğru katalog kimliğine bağlayın.
5. Yeni ürün gönderin: Katalogda yoksa ürün verisini toplu veya tekil işlemle iletin.
6. Sonucu izleyin: Onay, eşleşme veya hata durumunu yerel ürün kartına kaydedin.

Kategori ve özellik eşleştirme

Hepsiburada’da kategori özellikleri uç kategoriye göre değişir. Ölçü, renk, beden, materyal, kapasite veya model gibi alanların bazıları zorunlu, bazıları varyant oluşturucu olabilir. Entegrasyon, kategori ağacını ve özellik listesini düzenli güncelleyebilmelidir.

Kaynak sistemdeki “Renk: Lacivert” değeri hedef katalogda farklı bir değer kimliğine karşılık gelebilir. Eşleştirme ekranı hem özellik adını hem değeri hedef kimliklerle saklamalıdır. Eşleşmeyen değerler kullanıcı onayına düşmeli; boş veya rastgele değerle gönderilmemelidir.

Listeleme, stok, fiyat ve kargoya veriliş süresi

Katalog eşleşmesinden sonra mağazaya ait listeleme kaydı oluşturulur veya güncellenir. Satıcının satış fiyatı, stok miktarı ve kargoya veriliş süresi bu kayıt üzerinden yönetilir. Aynı katalog ürünü birçok satıcı tarafından farklı fiyat ve stokla listelenebilir.

Fiyat ve stok güncellemelerinde değişen kayıtların kuyruğa alınması daha verimlidir. Başarısız güncelleme ürün bazında görünmeli ve geçici hatalarda kontrollü tekrar denenmelidir.

Sipariş entegrasyonu

Sipariş entegrasyonu mağazaya gelen siparişlerin merkezi panele alınmasını sağlar. Sipariş numarası, paket veya teslimat bilgisi, ürün satırları, adet, fiyat, müşteri ve adres verisi yerel sipariş modeline çevrilir.

Entegrasyonda dış sipariş kimliği benzersiz tutulmalı; aynı siparişin tekrar sorgulanması ikinci kayıt oluşturmamalıdır. Yeni sipariş geldiğinde stok rezervasyonu, depo görevi, fatura ve kargo süreçleri otomatik başlatılabilir.

Ürün eşleştirmesi merchant SKU üzerinden yapılmalıdır. Eşleşmeyen sipariş satırı manuel müdahaleye bırakılmalı ve yanlış üründen stok düşülmemelidir.

Kargo ve paket yönetimi

Siparişlerin paketlenmesi, kargo firması, takip bilgisi ve teslimat durumu operasyon panelinde izlenmelidir. Bir siparişin parçalı gönderimi veya farklı ürünlerin ayrı paketlenmesi mümkündür. Bu nedenle sipariş numarası ile paket kimliği ayrı tutulmalıdır.

• Paket içindeki ürün ve adetler doğrulanmalıdır.
• Kargo etiketi doğru paketle ilişkilendirilmelidir.
• Takip numarası değişirse geçmiş kayıt korunmalıdır.
• Hazırlanıyor, kargoda, teslim ve iptal durumları ortak modele çevrilmelidir.
• Kargoya veriliş süresi aşımı için uyarı oluşturulmalıdır.

Fatura ve muhasebe entegrasyonu

Fatura süreci sipariş, paket ve e-fatura sistemi arasında kurulur. Belge numarası, tarih, toplam, vergi bilgisi ve belge bağlantısı doğru siparişe bağlanmalıdır. Fatura servisine gönderim başarısız olduğunda belge tekrar üretilmemeli; aynı faturanın durum takibi yapılmalıdır.

Muhasebe entegrasyonunda sipariş bedeli, indirim, kargo, komisyon ve iade kayıtlarının hangi sisteme hangi aşamada gönderileceği belirlenmelidir. Pazaryeri finans raporu ile sipariş toplamı aynı kavram değildir; mutabakat ayrı raporlanmalıdır.

İptal ve iade süreçleri

İptal veya iade oluştuğunda yerel sipariş durumu, stok ve finans kayıtları güncellenmelidir. Ürün depoya ulaşmadan stok artırmak hatalı satışa yol açabilir. İade kontrolü tamamlandıktan sonra satılabilir, hasarlı veya karantina stoğuna alınması için ayrı karar verilebilir.

İade nedeni, talep tarihi, kargo, inceleme sonucu, adet ve finansal durum kaydedilmelidir. Aynı siparişin kısmi iadesi desteklenmelidir.

Merchant SKU ve Hepsiburada kimliklerini eşleştirme

Entegrasyonun omurgası kimlik tablosudur. Yerel ürün kimliği, merchant SKU, barkod, katalog ürün kimliği, listeleme kimliği ve mağaza kaydı ayrı alanlarda saklanmalıdır. Ürün adı veya açıklama üzerinden kalıcı eşleştirme yapılmamalıdır.

Hata ve işlem izleme

Ürün, stok, fiyat ve sipariş işlemlerinin her biri için istek zamanı, kaynak kayıt, hedef servis, sonuç, hata mesajı ve deneme sayısı tutulmalıdır. Böylece “ürün gitmedi” yerine hangi alanın neden reddedildiği görülebilir.

Geçici servis hataları otomatik tekrar denenebilir. Eksik kategori özelliği veya geçersiz SKU gibi veri hataları ise kullanıcı düzeltmesine açılmalıdır. Aynı hatayı sonsuz döngüde tekrar göndermek servis limitlerini tüketir.

Kurulum ve test süreci

1. API erişimini tanımlayın: Mağaza kimliği ve yetkileri güvenli biçimde kaydedin.
2. Kategori verisini eşitleyin: Uç kategoriler ve özellikleri yerel sisteme alın.
3. Örnek ürün gönderin: Basit ve varyantlı ürünlerle katalog sonucunu doğrulayın.
4. Listelemeyi açın: Fiyat, stok ve kargoya veriliş süresini kontrol edin.
5. Sipariş senaryosu yapın: Yeni sipariş, paket, kargo ve fatura akışını test edin.
6. İptal-iade senaryosu çalıştırın: Stok ve finans etkisini doğrulayın.
7. Canlı izleme kurun: Bekleyen işlem, hata oranı ve son başarılı senkronizasyon raporlansın.

Hepsiburada entegrasyonu kontrol listesi

• Katalog ürünü ile satıcı listelemesi ayrı kaydediliyor.
• Merchant SKU bütün varyantlarda benzersiz.
• Kategori ve özellik eşleştirmeleri güncel.
• Katalog ve listeleme kimlikleri yerel ürünle kalıcı eşleşiyor.
• Stok, fiyat ve kargoya veriliş süresi ayrı güncellenebiliyor.
• Siparişler yinelenmeden merkezi sisteme alınıyor.
• Paket ve sipariş kimlikleri ayrı tutuluyor.
• Fatura doğru sipariş veya paketle ilişkilendiriliyor.
• İptal ve iade stok-finans etkisiyle birlikte yönetiliyor.
• Hatalı işlemler görünür kuyruğa düşüyor.

Sık sorulan sorular

Katalog ürünü ile listeleme neden ayrı?

Katalog ürünün ortak içeriğini, listeleme ise mağazaya ait fiyat, stok ve satış koşullarını temsil eder. Aynı katalog ürünü farklı satıcılar tarafından listelenebilir.

Mevcut ürünler entegrasyona alınabilir mi?

Evet. Mağaza listelemeleri çekilerek merchant SKU, barkod ve katalog kimliğiyle yerel ürünlere eşleştirilebilir.

Stok sıfır olduğunda ürün silinmeli mi?

Genellikle listeleme stoğu sıfırlanır veya satış durumu yönetilir. Katalog ürününü silmek ile stok kapatmak farklı işlemlerdir.

Tek panelden Trendyol ve Hepsiburada birlikte yönetilebilir mi?

Evet. Kanala özgü kimlik ve durumlar korunarak ürün, stok, fiyat ve siparişler ortak merkezi modele bağlanabilir.