İyi yazılım budur
- Arıza kaydı, iş emri, ekip atama ve saha mobil uygulaması akışını görün.
- Fotoğraf, imza, form, konum ve kullanılan parça kayıtlarını tek dosyada toplayın.
- Periyodik bakım, SLA, sözleşme ve müşteri cihazlarını zamanında takip edin.
- Servis süresi, ilk seferde çözüm ve ekip performansını raporlayın.
Saha servis programı nedir?
Saha servis programı; arıza, bakım, montaj, keşif ve teknik destek taleplerinin planlanmasını sağlayan iş yönetim yazılımıdır. Müşteri talebi çağrı merkezi, web formu, e-posta veya entegrasyon üzerinden kayda alınır; uygun teknisyene atanır; sahada yapılan işlem mobil cihazdan belgelenir ve sonuç merkezi sisteme döner.
Excel, telefon ve mesajlaşma uygulamalarıyla yürütülen operasyonlarda görev kaybı, mükerrer ziyaret, eksik servis formu ve yanlış parça kullanımı sık görülür. Merkezi sistem her iş emrinin sahibi, zamanı, konumu, cihazı, kullanılan parçası ve sonucu için tek kayıt oluşturur.
Saha servis programını kimler kullanır?
Saha servis operasyonunun temel akışı
- Talep açılır: Müşteri, cihaz, lokasyon, arıza açıklaması ve öncelik kaydedilir.
- Ön değerlendirme yapılır: Uzaktan çözüm, garanti, sözleşme ve yedek parça ihtiyacı kontrol edilir.
- İş emri oluşturulur: Zaman aralığı, ekip, görev tipi ve servis hedefi belirlenir.
- Teknisyen atanır: Yetkinlik, konum, iş yükü ve parça durumu dikkate alınır.
- Saha işlemi kaydedilir: Başlangıç-bitiş, açıklama, fotoğraf, form, imza ve kullanılan parçalar girilir.
- Müşteri onayı alınır: Servis sonucu ve teslim bilgisi dijital olarak onaylanır.
- Stok ve fatura güncellenir: Kullanılan malzeme düşülür, ücretli işlem muhasebeye aktarılır.
- İş emri kapatılır: Sonuç kodu, tekrar ziyaret ve takip görevi belirlenir.
İş emri ve ekip atama
İş emri, saha operasyonunun ana kaydıdır. İş türü, müşteri, lokasyon, cihaz, öncelik, sözleşme, planlanan zaman, atanan ekip ve yapılacak işlemler aynı kayıtta tutulmalıdır. Tek bir arıza için birden fazla ziyaret gerekiyorsa geçmiş ziyaretler kaybolmadan yeni plan oluşturulmalıdır.
Atama yalnızca “boş teknisyen” mantığıyla yapılmamalıdır. Teknik uzmanlık, sertifika, bölge, çalışma saati, araç, gerekli parça ve müşterinin uygun zamanı dikkate alınabilir. Harita görünümü, yakın görevlerin aynı rotaya alınmasını destekler.
Mobil saha uygulamasında neler olmalı?
Teknisyenin sahada uzun formlar ve karmaşık menülerle uğraşması operasyonu yavaşlatır. Mobil ekran görev odaklı olmalı; bugün yapılacak işler, navigasyon, müşteri iletişimi, cihaz geçmişi ve servis formuna hızlı erişim sağlamalıdır.
- Göreve başlama ve bitirme zamanı
- Konum veya ziyaret doğrulaması
- Arıza tespiti ve yapılan işlem açıklaması
- Öncesi-sonrası fotoğraf ve video
- Ölçüm değerleri ve dinamik kontrol listeleri
- Kullanılan parça, seri numarası ve miktar
- Müşteri adı, dijital imza ve teslim onayı
- Takip ziyareti veya teklif talebi oluşturma
- Zayıf internet için çevrim dışı kayıt ve sonra senkronizasyon
Müşteri, lokasyon ve cihaz geçmişi
Kurumsal müşterilerde aynı şirketin birden fazla tesisi ve her tesiste yüzlerce cihazı olabilir. Müşteri, şube, adres, bina, kat, cihaz ve seri numarası hiyerarşik olarak tutulmalıdır. Teknisyen sahaya gitmeden önce cihazın geçmiş arızalarını, değişen parçaları, garanti durumunu ve son bakım formunu görebilmelidir.
Cihaz kartında marka, model, seri numarası, kurulum tarihi, garanti bitişi, sözleşme, bakım periyodu, teknik doküman ve servis geçmişi bulunabilir. QR veya barkod etiketi okutularak doğru cihaz kaydı açılabilir.
Yedek parça ve depo yönetimi
Servis tamamlandı görünürken kullanılan parçanın stoktan düşmemesi maliyet ve envanter hatası oluşturur. Merkez depo, araç stoğu ve teknisyen zimmeti ayrı izlenebilir. Parça iş emrine eklendiğinde rezervasyon yapılabilir; kullanım kesinleşince stok hareketi oluşur.
Parça bekleyen iş emirleri, minimum stok, araçtan araca transfer, hasarlı parça ve garanti kapsamında değişen parça ayrı raporlanmalıdır. Seri numaralı ürünlerde takılan ve sökülen parçanın seri numarası saklanabilir.
Periyodik bakım ve sözleşme yönetimi
Bakım sözleşmesi olan müşteriler için görevlerin manuel açılması unutulabilir. Sistem; aylık, üç aylık, altı aylık veya çalışma saati bazlı bakım planından otomatik iş emri üretebilir. Sözleşme kapsamındaki cihaz, hizmet seviyesi, ziyaret sayısı, dahil parça ve ücret koşulları kaydedilmelidir.
SLA, öncelik ve bildirimler
SLA; talebe yanıt ve çözüm için hedef süreleri tanımlar. Kritik üretim arızası ile düşük öncelikli bakım talebi aynı kuyruğa alınmamalıdır. Müşteri sözleşmesine, arıza tipine ve çalışma saatine göre hedef süre hesaplanabilir.
- Yanıt süresi yaklaşınca ekip sorumlusuna uyarı
- SLA aşıldığında yönetici bildirimi
- Teknisyen geciktiğinde planlama uyarısı
- Parça bekleyen işte tedarik görevi
- Müşteriye randevu, yolda ve tamamlandı bildirimi
Faturalama ve diğer sistemlerle entegrasyon
Ücretli servis, kullanılan parça, yol, işçilik ve sözleşme dışı hizmetler fiyatlandırılabilir. Onaylanan servis formu teklif veya faturaya dönüştürülebilir. Muhasebe, ERP, CRM, çağrı merkezi, SMS, e-posta, harita ve stok sistemleriyle entegrasyon kurulabilir.
Saha servisinde hangi raporlar önemlidir?
| Rapor | Ne gösterir? |
|---|---|
| İlk seferde çözüm oranı | Tek ziyaretle tamamlanan işlerin oranı |
| Ortalama yanıt ve çözüm süresi | Talep açılışından müdahale ve kapanışa kadar süre |
| SLA uyumu | Hedef süre içinde tamamlanan işler |
| Teknisyen iş yükü | Planlanan, tamamlanan ve geciken görevler |
| Tekrar arıza | Aynı cihazda belirli sürede tekrar açılan talepler |
| Parça kullanımı | Cihaz, teknisyen ve arıza türüne göre tüketim |
| Müşteri memnuniyeti | Servis sonrası puan ve yorumlar |
Saha servis programı seçerken nelere bakılmalı?
- İş emri ekranı şirketinizin gerçek servis akışını destekliyor mu?
- Mobil uygulama hızlı, anlaşılır ve çevrim dışı çalışabiliyor mu?
- Müşteri, lokasyon, cihaz ve seri numarası geçmişi tutuluyor mu?
- Dinamik servis formu, fotoğraf ve imza destekleniyor mu?
- Teknisyen, araç ve depo stokları ayrı yönetilebiliyor mu?
- Periyodik bakım ve sözleşmeden otomatik görev oluşuyor mu?
- SLA, gecikme ve parça bekleme uyarıları var mı?
- ERP, muhasebe, CRM ve çağrı merkeziyle entegre olabiliyor mu?
- Rol bazlı yetki ve işlem geçmişi tutuluyor mu?
- Raporlar gerçek operasyon kararlarını destekliyor mu?
Kurulum kontrol listesi
Kurulumda müşteri ve cihaz verileri temizlenmeli, servis türleri ve durumlar sadeleştirilmeli, teknisyen yetkinlikleri tanımlanmalı ve örnek iş emirleriyle saha testi yapılmalıdır. Bütün formları ilk gün zorunlu yapmak yerine temel akışla başlayıp gerçek kullanım verisine göre geliştirmek daha başarılı sonuç verir.
Sık sorulan sorular
Saha servis programı GPS ile çalışan takip sistemi midir?
Konum destekleyici bir özellik olabilir; programın asıl görevi iş emri, müşteri, cihaz, form, parça, sözleşme ve servis sonucunu yönetmektir.
İnternet olmayan sahada kullanılabilir mi?
Çevrim dışı kayıt destekleyen mobil uygulamalarda görev ve form verileri cihazda tutulup bağlantı geldiğinde senkronize edilebilir.
Müşteri servis formunu nasıl alır?
Dijital imzalı form PDF veya bağlantı olarak e-posta, SMS ya da müşteri portalı üzerinden iletilebilir.
Mevcut Excel kayıtları aktarılabilir mi?
Müşteri, cihaz, seri numarası ve geçmiş servis verileri temizlenip alan eşleştirmesi yapıldıktan sonra aktarılabilir.
Saha ekiplerinizi tek iş emri sistemiyle yönetin
Arıza, bakım, ekip atama, mobil form, parça, sözleşme ve raporlama süreçlerinizi işletmenize uygun saha servis yazılımında birleştirin.
Saha Servis ve Bakım Yazılımını İnceleyin