Muhasebe Programı ile E-Ticaret Sitesi Nasıl Bağlanır?

Muhasebe programı ile e-ticaret sitesi nasıl bağlanır?

Bağlantı genellikle muhasebe programının API’si, özel entegrasyon servisi veya üreticinin sağladığı konektör üzerinden kurulur. E-ticaret siparişi uygun duruma geldiğinde müşteri ve ürün bilgileri doğrulanır, muhasebe sisteminde satış faturası veya satış siparişi oluşturulur, belge numarası tekrar e-ticaret siparişine yazılır.

Burada kritik soru “sipariş geldi mi?” değil, “hangi durumda mali belge oluşturulmalı?” sorusudur. Kapıda ödeme siparişi henüz teslim edilmemişken, havale siparişi ödeme beklerken veya kart ödemesi başarısızken otomatik fatura kesmek yanlış kayıt üretebilir.

Muhasebeye hangi veriler aktarılır?

Fatura hangi sipariş durumunda oluşturulmalıdır?

İşletmenin operasyonuna göre ödeme onayı, sevkiyat hazırlığı veya teslimat anı seçilebilir. Sabit bir kural her işletmeye uymaz. Örneğin dijital üründe ödeme sonrası belge üretilebilirken fiziksel üründe stok ve sevkiyat doğrulaması beklenebilir.

Cari ve ürün kartları nasıl eşleştirilir?

Müşteri eşleştirmesi yalnızca e-posta adresine göre yapılmamalıdır. Kurumsal müşterilerde vergi numarası, bireysel müşterilerde sistemin belirlediği güvenli müşteri anahtarı kullanılabilir. Aynı müşteri farklı e-posta ile sipariş verdiğinde gereksiz cari kartlar oluşmaması için kurallar açık olmalıdır.

Ürün tarafında e-ticaret SKU’su ile muhasebe stok kodu eşleştirilir. Kargo bedeli, hediye paketi ve hizmet kalemleri de ayrı ürün/hizmet kodlarına bağlanmalıdır. Kuponun satır iskontosu mu yoksa genel iskonto mu olacağı muhasebe programının veri modeline göre belirlenir.

Ödeme, sanal POS ve pazaryeri komisyonları

Sipariş toplamı ile banka hesabına geçen net tutar aynı olmayabilir. Sanal POS komisyonu, pazaryeri hizmet bedeli, kargo kesintisi ve vadeli ödeme farkı ayrı hesaplarda izlenebilir. Yalnızca net tahsilatı satış tutarı olarak kaydetmek ciro ve KDV raporlarını bozabilir.

• Brüt sipariş tutarını kaydedin.
• KDV ve iskonto dağılımını koruyun.
• Ödeme sağlayıcı işlem referansını saklayın.
• Komisyonu satıştan ayrı muhasebeleştirin.
• Tahsilat tarihi ile sipariş tarihini ayırın.
• Günlük banka/ödeme mutabakatı üretin.

E-Fatura ve E-Arşiv sürecini muhasebe kaydından ayırın

Muhasebe sisteminde satış faturası kaydının oluşması, belgenin GİB sistemine başarıyla iletildiği veya müşteriye e-posta gönderildiği anlamına gelmez. Entegrasyonda en az üç ayrı durum izlenmelidir: yerel fatura oluşturuldu, e-belge gönderildi/yanıtlandı, müşteri teslim bildirimi gönderildi.

Güncel e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-Belge teknik kılavuzları için GİB e-Belge portalı esas alınmalıdır. Mevzuat veya zorunlu alanlar değişebileceği için entegrasyon sabit varsayımlara bırakılmamalıdır.

API kullanan muhasebe çözümleri müşteri, ürün ve fatura kaynaklarını ayrı uç noktalarla sunabilir. Örneğin Paraşüt API V4 dokümantasyonu satış faturaları, kişiler ve ürünler gibi kaynakların API üzerinden yönetildiği bir modeli gösterir. Kullanılan programın kendi sürümü ve yetki kapsamı mutlaka ayrıca kontrol edilmelidir.

İptal ve iade nasıl yönetilir?

İptal ile iade aynı işlem değildir. Fatura oluşmadan iptal edilen sipariş yalnızca sipariş kaydını kapatabilir. Belge oluşmuşsa mali ve operasyonel karşı hareket gerekir. Kısmi iadede yalnızca ilgili ürün satırı ve miktar işlenmeli, stok geri dönüş deposu belirlenmeli ve ödeme iadesi ayrı takip edilmelidir.

İade kaydında saklanması gereken bağlar

• Orijinal sipariş ve fatura kimliği
• İade edilen ürün, varyant ve miktar
• İade nedeni ve kabul tarihi
• Stok giriş deposu
• Ödeme iade referansı
• Muhasebe karşı belge numarası ve durumu

API ve kuyruk tasarımı

Muhasebe API’sinin geçici olarak kapalı olması e-ticaret siparişini engellememelidir. Sipariş kaydı tamamlanır, muhasebe aktarımı kuyruğa alınır ve tekrar deneme politikası uygulanır. Doğrulama hataları otomatik olarak yüzlerce kez denenmemeli; eksik cari veya KDV kodu kullanıcıya açık biçimde gösterilmelidir.

Her aktarımda sipariş numarası, hedef program, şirket/şube, belge türü, istek kimliği, cevap kodu ve son hata saklanmalıdır. Aynı sipariş için mükerrer fatura oluşturulmasını önlemek amacıyla hedef belge numarası ve tekil entegrasyon anahtarı kontrol edilmelidir.

Yaygın sorunlar ve çözüm yönü

Canlıya geçiş kontrol listesi

• Bireysel ve kurumsal müşteri testi
• Birden fazla KDV oranlı sipariş
• Kupon ve kargo bedeli
• Havale, kart ve kapıda ödeme
• Tam ve kısmi iade
• E-Fatura ve E-Arşiv ayrımı
• API kesintisi ve tekrar deneme
• Mükerrer sipariş/fatura koruması

Ne zaman teknik destek gerekir?

Muhasebe programının API erişimi, şirket yetkisi veya zorunlu alanları bilinmiyorsa; farklı şubeler ayrı seri kullanıyorsa; pazaryeri komisyonları ayrıştırılacaksa veya mevcut entegrasyon mükerrer belge üretiyorsa teknik analiz gerekir. Örnek bir sipariş, beklenen muhasebe fişi ve mevcut hatalı sonuç birlikte paylaşılmalıdır.

Sık sorulan sorular

Her sipariş otomatik faturaya dönüşmeli mi?

Hayır. Ödeme ve sevkiyat politikası dikkate alınmalı, iptal ihtimali yüksek durumlarda belge oluşturma zamanı işletme tarafından belirlenmelidir.

Muhasebe entegrasyonu e-Fatura entegrasyonuyla aynı şey mi?

Değildir. Muhasebe entegrasyonu satış ve cari kaydını oluşturabilir; e-Belge entegrasyonu belgenin resmî elektronik sistemde üretilmesi ve durumunun izlenmesidir.

Fatura PDF’si e-ticaret hesabında gösterilebilir mi?

Kullanılan program/API izin veriyorsa belge bağlantısı veya güvenli yerel kopya müşteri hesabına bağlanabilir. Erişim yetkisi ve kişisel veri güvenliği korunmalıdır.