Pazaryeri Siparişlerini Otomatik Faturalandırma Nasıl Yapılır?

Pazaryeri siparişlerini otomatik faturalandırma nasıl çalışır?

Otomatik faturalandırma akışı, pazaryerinden alınan siparişin mali belgeye çevrilip tekrar sipariş paketine bağlanmasıdır. Sağlam bir sistemde sipariş önce ödeme, iptal, paket ve sevkiyat açısından doğrulanır. Ardından müşteri ve ürün alanları fatura veri modeline dönüştürülür, e-Fatura veya e-Arşiv türü belirlenir, özel entegratöre belge gönderilir ve sonuç kaydı alınır.

Bu süreç tek bir API çağrısından ibaret değildir. Faturanın başarıyla oluşturulması, GİB/entegratör durumunun tamamlanması, PDF veya UBL belgesinin erişilebilir olması ve pazaryerine doğru paket kimliğiyle iletilmesi birbirinden ayrı adımlardır.

Fatura ne zaman tetiklenmelidir?

Sipariş sisteme ilk düştüğü anda fatura kesmek çoğu işletme için risklidir. Ödeme kontrolü tamamlanmamış, müşteri tarafından iptal edilmiş veya stok problemi nedeniyle karşılanamayacak bir sipariş için belge üretilebilir. Tetikleme koşulu işletmenin operasyonuna ve pazaryerinin sipariş modeline göre yazılı hâle getirilmelidir.

• Ödeme tamamlanmış olmalı.
• Sipariş veya paket iptal edilmemiş olmalı.
• Ürün satırlarının tamamı yerel ürün kartlarıyla eşleşmeli.
• Fatura ve teslimat bilgileri doğrulanmış olmalı.
• Belge daha önce oluşturulmamış olmalı.
• Kısmi paket yapısı varsa her paketin fatura kuralı belirlenmiş olmalı.

Trendyol siparişleri paket bazında döndüğü için fatura kaydında yalnızca sipariş numarası değil, ilgili shipmentPackageId değeri de tutulmalıdır. Trendyol’un resmî sipariş servisi müşteri siparişlerini paketler üzerinden sorgular; fatura linki veya dosyası da ilgili paket kimliğiyle gönderilir.

Sipariş ve fatura alanlarını doğru eşleştirin

Pazaryeri siparişindeki her alan doğrudan faturaya kopyalanmamalıdır. Pazaryeri ürün adı ile işletmenin stok kartı adı farklı olabilir; kampanya indirimi satır bazında veya sipariş toplamında gelebilir. Fatura motoru, yerel ürün ve vergi kurallarını pazaryerinden gelen satış verisiyle birleştirmelidir.

E-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nasıl yapılır?

Belge türü yalnızca müşterinin şirket adı yazıp yazmamasına göre seçilmemelidir. Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle e-Fatura mükellefiyeti sorgulanmalı; sonuç, satış tarihi ve işletmenin güncel e-belge kurallarıyla birlikte değerlendirilmelidir. Mükellef alıcıya e-Fatura, kapsam dışı alıcıya e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gereken senaryolar olabilir.

Bu karar mekanizması özel entegratörün güncel servisleri üzerinden çalıştırılmalıdır. Mükellefiyet sonucu ve sorgulama zamanı fatura kaydında saklanırsa sonradan neden belirli belge türünün seçildiği izlenebilir.

KDV, indirim, kargo ve komisyon hesapları

Fatura toplamı ile pazaryeri sipariş toplamı kuruş seviyesinde mutabık olmalıdır. Ürün fiyatının KDV dâhil veya hariç gelmesi, satır indiriminin dağıtımı ve yuvarlama yöntemi entegrasyonun başında tanımlanmalıdır.

Komisyon neden müşteri faturasından ayrı tutulur?

Pazaryeri komisyonu satıcı ile pazaryeri arasındaki mali harekettir. Müşteriye kesilen satış faturasında ürünün müşteriye satış bedeli yer alır. Komisyon, hizmet faturası veya pazaryeri finans raporları üzerinden muhasebeleştirilir; müşteri ürün satırından gelişigüzel düşülmemelidir.

Kargo bedeli nasıl ele alınır?

Kargo bedelini müşteriden satıcı tahsil ediyorsa belgeye ayrı hizmet satırı olarak eklenebilir. Kargo kampanya kapsamında pazaryeri tarafından karşılanıyorsa veya finansal raporda farklı işleniyorsa aynı tutarı müşteriye ikinci kez yansıtmamak gerekir.

• Satırların KDV oranlarını ürün kartından doğrulayın.
• İskontoyu satırlara tutarlı biçimde dağıtın.
• Yuvarlama farkı için izlenebilir bir kural kullanın.
• Sipariş, fatura ve tahsilat toplamlarını ayrı ayrı saklayın.

Özel entegratör akışı nasıl kurulmalıdır?

1. Alıcı ve belge türü doğrulanır.
2. Fatura satırları ve toplamlar oluşturulur.
3. Yerel tekil fatura işlem anahtarı üretilir.
4. Belge özel entegratöre gönderilir.
5. Entegratör belge kimliği ve ilk durum kaydedilir.
6. GİB/entegratör durumu belirli aralıklarla sorgulanır.
7. PDF ve UBL belge bağlantısı güvenli biçimde saklanır.
8. Başarılı belge ilgili pazaryeri paketine iletilir.

Ağ hatası olduğunda aynı sipariş için ikinci belge üretmemek amacıyla idempotent işlem anahtarı kullanılmalıdır. “Cevap gelmedi” durumu otomatik olarak “fatura oluşmadı” kabul edilmemeli; önce entegratörden belge numarası veya harici referansla sorgulama yapılmalıdır.

Fatura pazaryerine nasıl iletilir?

Pazaryerine iletim, faturanın müşteriye e-postalanmasından farklıdır. Trendyol, sipariş paketi için fatura linki veya uygun dosya gönderme servisleri sunar. Fatura linki herkese açık rastgele bir URL olmamalı; erişim süresi, güvenlik ve dosya değişmezliği dikkate alınmalıdır.

Trendyol fatura linki servisi paket kimliğiyle fatura bağlantısı gönderilmesini açıklar. Dosya tercihinde fatura dosyası yükleme servisi kullanılabilir. Hepsiburada’nın fatura linki gönderme servisi ise belirli paket numarasına fatura bilgisinin eklenmesini sağlar.

Her pazaryerinin alanları, kimlik doğrulaması ve belge kabul koşulları farklıdır. Tek panelde ortak “fatura gönder” işlemi gösterilse bile arka planda kanal bazlı adaptörler kullanılmalıdır.

İptal, iade ve kısmi iade nasıl yönetilir?

Sipariş iptal edildiğinde fatura henüz resmîleşmemişse taslak iptal edilebilir. Belge oluşturulmuş ve resmî sürece girmişse e-belge türüne ve duruma uygun iptal, iade veya karşı belge süreci uygulanmalıdır. Sipariş kaydından faturayı silmek mali belgeyi iptal etmez.

Kısmi iadede hangi ürün, adet, vergi ve iskonto payının iade edildiği orijinal fatura satırıyla eşleştirilmelidir. Pazaryeri talep numarası, iade paketi ve düzenlenen iade belgesi birlikte saklanmalıdır.

Hata ve tekrar deneme yönetimi

Tekrar denemeler hata türüne göre yapılmalıdır. Eksik VKN için aynı isteği yüz kez göndermek çözüm değildir; kayıt kullanıcı müdahalesi beklemelidir. Geçici ağ veya 5xx hatası ise artan bekleme süreleriyle tekrar denenebilir.

Güvenlik ve belge arşivi

• Entegratör ve pazaryeri anahtarlarını kaynak koda yazmayın.
• Fatura PDF bağlantılarını tahmin edilemez ve kontrollü erişimli tutun.
• UBL/PDF dosyalarının bütünlüğünü ve saklama politikasını belirleyin.
• Kim hangi faturayı oluşturdu, iptal etti veya yeniden gönderdi kaydedin.
• Kişisel verileri günlüklerde gereksiz yere göstermeyin.
• Test ve canlı ortam kimlik bilgilerini ayırın.

Yaygın sorunlar ve çözüm yönü

Ne zaman teknik destek gerekir?

Birden fazla pazaryeri, özel entegratör ve muhasebe programı aynı anda kullanılacaksa; paket bazlı fatura, kısmi iade, mikro ihracat, farklı KDV oranları veya yüksek sipariş hacmi varsa özel entegrasyon gerekir. Özellikle mükerrer belge, yanlış toplam ve pazaryerine iletilemeyen fatura sorunları mali ve operasyonel risk taşıdığı için kayıt bazlı inceleme yapılmalıdır.

Sık sorulan sorular

Fatura sipariş gelir gelmez otomatik kesilmeli mi?

Her işletme için doğru değildir. Ödeme, iptal, stok ve paket koşulları doğrulandıktan sonra tetiklenmesi daha güvenlidir.

Fatura müşteriye e-posta ile gitmişse pazaryerine ayrıca göndermek gerekir mi?

Kanalın entegrasyon ve operasyon kuralına göre fatura linki veya dosyasının paketle ilişkilendirilmesi gerekebilir. Müşteri e-postası ile pazaryeri fatura iletimi aynı işlem değildir.

Komisyonu müşteri faturasından düşebilir miyim?

Pazaryeri komisyonu satıcı ile pazaryeri arasındaki mali harekettir. Müşteri faturasındaki satış tutarıyla karıştırılmamalı; muhasebe kuralı mali müşavirle belirlenmelidir.